Facture proforma, devis ou facture définitive : quelles différences ?

Trois documents, trois moments de la relation commerciale, trois régimes juridiques. Le devis engage. La proforma informe. La facture prouve. Confondre les deux premiers avec le troisième expose à une TVA due sans encaissement ou, à l’inverse, à une créance impossible à recouvrer. Ce comparatif remet chaque document à sa place, avec les règles françaises applicables.

Le tableau comparatif complet

Le devis : une offre qui vous engage

Le devis est une offre de contrat au sens de l’article 1114 du Code civil. Il contient les éléments essentiels de la vente ou de la prestation et exprime la volonté de son auteur d’être lié en cas d’acceptation. Cela a une conséquence directe : dès que le client écrit « bon pour accord », date et signe, le contrat est formé. Vous ne pouvez plus modifier le prix, même si votre fournisseur a augmenté ses tarifs entre-temps.

Quand le devis est obligatoire

Vis-à-vis d’un professionnel, aucun texte n’impose d’établir un devis. Vis-à-vis d’un consommateur, en revanche, il l’est dans plusieurs cas :

• travaux de dépannage, de réparation et d’entretien dans le bâtiment et l’équipement de la maison, dès que le montant estimé dépasse 150 € TTC ;
• prestations de déménagement ;
• services à la personne au-delà d’un certain montant mensuel ;
• prestations funéraires, avec un modèle réglementé ;
• certaines prestations d’optique et d’audioprothèse.

Un devis destiné à un consommateur doit porter la mention « devis gratuit » ou indiquer clairement son coût s’il est payant, préciser la durée de validité, le caractère détaillé de la main-d’œuvre et des fournitures, ainsi que les frais de déplacement éventuels.

Le piège de la durée de validité

Sans mention de durée, l’offre reste valable pendant un « délai raisonnable » que le juge apprécie souverainement. Mentionnez systématiquement une durée — trente jours est l’usage — pour éviter qu’un client vous oppose un prix vieux de deux ans.

La facture proforma : informer sans engager comptablement

La proforma reprend la forme d’une facture sans en produire les effets. Elle n’a pas de définition légale en droit français : c’est un usage commercial, hérité du négoce international, que ni le Code de commerce ni le CGI n’encadrent.

Son intérêt tient précisément à cette neutralité. Vous pouvez émettre une proforma pour :

• permettre à un acheteur étranger d’ouvrir un crédit documentaire ou d’obtenir une autorisation de transfert de devises ;
• fournir une valeur en douane pour des marchandises non encore vendues — échantillons, matériel en réparation, exposition ;
• appuyer une demande de subvention ou un dossier de financement ;
• déclencher une validation budgétaire interne chez un client institutionnel ;
• demander un acompte avant démarrage d’une mission.

La facture définitive : le seul document qui compte fiscalement

La facture est encadrée par deux corps de règles complémentaires : l’article L441-9 du Code de commerce pour la dimension commerciale, et les articles 289 du CGI et 242 nonies A de l’annexe II pour la dimension fiscale.

Elle doit être émise dès la réalisation de la livraison ou de la prestation, en deux exemplaires — l’original pour le client, le double pour le vendeur. Elle porte un numéro unique, fondé sur une séquence chronologique continue et ininterrompue. Une facture annulée ne se supprime pas : elle se neutralise par une facture d’avoir, qui prend elle-même un numéro dans la séquence.

Les conséquences concrètes de l’émission

• La TVA devient exigible : à la livraison pour les biens, à l’encaissement pour les services — sauf option pour les débits.
• Le délai de paiement court : 30 jours par défaut, 60 jours à compter de la date d’émission ou 45 jours fin de mois si le contrat le prévoit, en application de l’article L441-10 du Code de commerce.
• Les pénalités deviennent automatiques en cas de retard, ainsi que l’indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement.
• La créance devient exigible et peut fonder une injonction de payer ou une cession à un établissement d’affacturage.

Quel document utiliser, et quand ?

L’enchaînement type d’un dossier export

1. Devis ou proforma initiale Le prospect étranger demande une cotation. Vous émettez une proforma valable trente jours, avec Incoterm, délai de livraison et conditions de paiement.
2. Validation et financement L’acheteur transmet la proforma à sa banque pour ouvrir un crédit documentaire, ou à son administration pour obtenir une licence d’importation.
3. Commande ferme L’acheteur émet un bon de commande ou renvoie la proforma signée. Le contrat est formé.
4. Facture d’acompte, éventuellement Si vous exigez 30 % à la commande, cette facture entre en comptabilité et déclenche l’exigibilité de la TVA — ou sa mention d’exonération si l’opération est exportée.
5. Expédition et facture définitive À la livraison, la facture commerciale finale accompagne la déclaration en douane. Elle porte la mention d’exonération de l’article 262 du CGI et toutes les mentions obligatoires.

Trois erreurs fréquentes

Envoyer une proforma en croyant réclamer un paiement. Si le client ne paie pas, vous n’avez aucun titre. Émettez une facture.

Numéroter les proformas dans la série des factures. Cela crée des trous ou des doublons dans la séquence comptable, immédiatement repérés en cas de contrôle. Utilisez une série dédiée, par exemple PRO-2026-001.

Comptabiliser une proforma. Elle n’a pas à figurer au journal des ventes. Si elle y figure, la TVA qu’elle mentionne sera considérée comme collectée et devra être reversée.